Деятельность в области офисного административного обслуживания: секретарь приемной руководителя

В современных экономических условиях функции секретаря приемной руководителя не ограничиваются традиционной работой с документами, приемом посетителей и телефонными переговорами. Сегодня секретарь помимо своих основных обязанностей осуществляет информационную и организационную поддержку деятельности руководителя по принятию управленческих решений, что требует наличия высокого качества профессиональной подготовки, совер¬шенного знания делопроизводства, владения информационными технологиями, знаний вопросов протокола и иностранного языка и пр.

Целью обучения по программе повышения квалификации "Деятельность в области офисного административного обслуживания: секретарь приемной руководителя" является дать слушателям необходимые знания и практические навыки по организации офисного административного обслуживания в приемной руководителя, в частности, подробно изучить комплекс проблем, составляющих основу профессиональных знаний и навыков секретаря приемной руководителя.

Основные задачи курса:

  • помочь слушателям освоить теоретические основы и выработать практические навыки поведения секретаря приемной руководителя в характерных служебных ситуациях, таких как, например, культура служебных отношений с коллегами, руководством и посетителями; споры и конфликты в коллективе; стрессовые ситуации, правила поведения в ходе делового общения, этикет и дресс-код на службе, деловая переписка и др.
  • изучить и проанализировать должностные обязанности секретарей различных категорий;
  • проанализировать роль секретарей различных категорий в современном управленческом аппарате;
  • определить перечень необходимых знаний, умений, личностных качеств секретаря приемной руководителя;
  • научить грамотно организовывать работу секретаря, оборудовать его рабочее место, использовать информационные технологии и сред¬ства оргтехники при работе с документами;
  • выработать навыки работы секретаря по составлению, использованию и хранению документов, а также обеспечению безопасности информации;
  • обучить слушателей основам деловой переписки;
  • научить рационально планировать рабочий день секретаря и руководителя, организовать прием посетителей, проведение переговоров, совещаний, презентаций и протокольных мероприятий;
  • обучить этическим основам взаимоотношений между секретарем и руководителем, секретарем и сотрудниками, секретарем и посетителями органи¬зации;
  • ознакомить с особенностями делового этикета в различных странах мира.
  • сформировать практические профессиональные навыки секретаря приемной руководителя.

Программой предусмотрены вопросы, с которыми секретарь приемной руководителя сталкивается, практически, ежедневно: организация функционирования приемной руководителя, работа с документами, деловая беседа, правила критики и ее восприятия, производственные совещания, особенности телефонного общения, этикет взаимоотношений с руководителем, коллективом и посетителями, правила ведения деловой переписки, организация приема делегаций и протокольных мероприятий и т.д. В процессе обучения слушатели овладевают теоретическими аспектами указанных проблем, базирующихся на психологических основах межличностных отношений, а также отрабатывают практические навыки поведения в ситуациях, связанных с рассматриваемой проблематикой.

В результате слушатель должен приобрести компетенции, обеспечивающие умение сформировать практические профессиональные навыки секретаря приемной руководителя. Слушатель должен знать:

  • специфику организации работы секретаря;
  • особенности работы с входящей и исходящей документацией;
  • правила организации приема посетителей;
  • функции секретаря при подготовке деловых переговоров, совещаний, презентаций;
  • личные качества, которыми должен обладать профессионально подготовленный секретарь руководителя приемной;
  • основы ведения деловой переписки;
  • этические основы взаимоотношений между секретарем и руководителем, секретарем и сотрудниками, секретарем и посетителями организации.

Слушатель должен уметь применять в профессиональной деятельности основные правила административной организации приемной руководителя и приемы делового общения; правила ведения деловой корреспонденции; нормы взаимодействия на разных уровнях служебной иерархии (начальство и подчиненные, руководители, подчиненные в отношениях между собою, правила общения с посетителями и т.д.); различные стили поведения в целях предотвращения и урегулирования споров и конфликтов в коллективе; этические нормы взаимодействия в коллективе и с посетителями.

Формы организации учебного процесса
В ходе учебного процесса используются интерактивные методы обучения, рассчитанные на доминирование активности слушателей. Расширение возможностей изучения вопросов достигается сочетанием различных видов учебных занятий (лекций, дискуссий, решений ситуаций, деловых игр). Особое внимание уделяется изучению этики и правил делового общения. Специфика изучаемых вопросов позволяет использовать при проведении практических занятий такие методы обучения, как деловая игра, ситуационные задания, составление документов и др.

Средства повышения квалификации:

  • раздаточный материал;
  • средства наглядности;
  • технические средства обучения.

Скачать учебно-тематический план

Печать